La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : un outil facilitateur pour les entreprises et les salariés

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est devenue, depuis sa mise en place progressive à partir de 2013, un dispositif incontournable pour les entreprises françaises. Cet article vous offre un panorama complet sur la DSN : son objectif, ses avantages, son fonctionnement et son déploiement progressif. Il vous éclaire également sur les obligations des employeurs et leurs impacts sur le quotidien des salariés.

Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

La DSN est une démarche de simplification administrative initiée par le gouvernement français en 2010 dans le cadre du programme « Choc de simplification ». Son principal objectif est de faciliter la transmission des données sociales par les entreprises en substituant plusieurs déclarations existantes à une seule déclaration mensuelle. La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données individuelles des salariés directement à partir des logiciels de paie.

Les avantages de la DSN pour les entreprises et les salariés

Pour les entreprises, l’adoption de la DSN présente plusieurs avantages :

• Rationalisation des processus: La DSN permet une simplification administrative significative en remplaçant jusqu’à 24 déclarations différentes par une seule et même démarche.
• Sécurité juridique: La DSN repose sur un cadre réglementaire précis et des normes de transmission de données sécurisées, garantissant ainsi la conformité des déclarations.
• Gain de temps: La réduction du nombre de déclarations à effectuer permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et d’alléger la charge administrative pour les employeurs et les salariés.
• Meilleure qualité des données: La DSN favorise une amélioration continue de la qualité des informations transmises, grâce à un dispositif d’aide et d’accompagnement mis en place par les organismes sociaux.

Pour les salariés, la DSN constitue également un progrès notable :

• Simplification des démarches administratives: Les salariés bénéficient d’une meilleure lisibilité et compréhension de leurs droits sociaux, grâce à l’uniformisation des informations transmises par les entreprises.
• Rapidité de traitement: La transmission unique et dématérialisée des données sociales permet une mise à jour plus rapide et plus fiable des droits des salariés auprès des différents organismes (santé, retraite, assurance chômage…).
• Fiabilité des informations: Les erreurs liées au traitement manuel ou à la saisie multiple sont largement réduites avec la DSN, ce qui garantit une meilleure fiabilité des informations relatives aux droits sociaux.

Fonctionnement et mise en œuvre de la DSN

Le déploiement de la DSN s’est effectué en plusieurs étapes :

1. Phase 1: Mise en place d’un dispositif pilote et expérimental en 2013 pour tester le concept auprès d’un panel d’entreprises volontaires.
2. Phase 2: Déploiement progressif à l’ensemble des entreprises françaises à partir de 2016, avec un élargissement du périmètre des déclarations remplacées par la DSN.
3. Phase 3: généralisation de la DSN à toutes les entreprises et à l’ensemble des déclarations sociales depuis le 1er janvier 2019, avec un accompagnement renforcé des employeurs dans leur démarche de mise en conformité.

Pour mettre en œuvre la DSN, les entreprises doivent suivre un processus précis :

• S’inscrire sur le portail net-entreprises.fr : Les employeurs doivent créer un compte sur ce site, qui est l’unique point d’accès pour effectuer la DSN.
• Vérifier la compatibilité de leur logiciel de paie : La transmission des données via la DSN nécessite l’utilisation d’un logiciel conforme aux normes exigées par les organismes sociaux.
• Paramétrer et tester leur logiciel de paie : Les entreprises doivent veiller à bien paramétrer les informations requises pour chaque déclaration remplacée et tester leur logiciel avant d’effectuer leur première DSN.
• Transmettre mensuellement la DSN : Les employeurs doivent envoyer chaque mois, à une date fixe, la DSN contenant l’ensemble des données individuelles des salariés.

Obligations et responsabilités des employeurs

La DSN implique plusieurs obligations pour les employeurs :

• Mettre en place un dispositif interne adapté: Les entreprises doivent mobiliser les compétences nécessaires (ressources humaines, informatique, juridique) pour assurer la mise en œuvre et le suivi de la DSN.
• Respecter le calendrier de déploiement: Les employeurs ont l’obligation de se conformer aux échéances fixées par les pouvoirs publics pour la mise en place de la DSN.
• Assurer la qualité des informations transmises: Les entreprises sont tenues de vérifier régulièrement la fiabilité des données envoyées via la DSN et de corriger rapidement les anomalies éventuelles.
• Prendre en compte les retours des organismes sociaux: Les employeurs ont également la responsabilité d’analyser les retours d’information transmis par les organismes sociaux suite à leur DSN, afin d’améliorer leurs processus internes et de s’assurer du bon fonctionnement du dispositif.

Dans ce contexte, il est essentiel que les employeurs s’approprient pleinement le dispositif de la DSN et s’engagent activement dans sa mise en œuvre. La réussite de cette démarche repose en effet sur une collaboration étroite entre les entreprises et les organismes sociaux, afin de garantir une transmission efficace et sécurisée des données sociales pour l’ensemble des acteurs concernés.

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif innovant qui vise à simplifier et sécuriser la transmission des données sociales par les entreprises. En rationalisant les processus administratifs, en garantissant la qualité des informations transmises et en facilitant le suivi des droits sociaux pour les salariés, la DSN constitue un véritable levier de compétitivité pour les entreprises françaises. Cependant, sa mise en place nécessite une mobilisation importante de la part des employeurs, qui doivent s’adapter aux nouvelles obligations réglementaires et s’engager pleinement dans cette démarche de transformation numérique.